Cách Dùng Hàm Filter Để Lọc Dữ Liệu Trong Office 365

Chúng ta chắc hẳn đã đều quen thuộc với cách lọc dữ liệu trong Excel bằng công cụ Advanced Filter. Nhưng với những bảng dữ liệu quá lớn và cần dùng một bảng riêng để tra cứu, thì công cụ này không đạt được hiệu quả tối ưu cho người dùng. Vì vậy, Microsoft đã cho ra đời hàm FILTER, một hàm có tính năng lọc giá trị tối ưu, nhưng đáng tiếc hàm FILTER lại chỉ có trong Office 365, phiên bản cao cấp nhất của Microsoft.

: Là vùng dữ liệu gốc ban đầu.: Là vùng dữ liệu mà bạn cần lọc giá trị đúng sai. Dựa trên vùng này mà hàm sẽ lọc ra các kết quả mà bạn cần.: Là phần kết quả trả về trong trường hợp hàm FILTER không tìm được kết quả nào thỏa mãn điều kiện lọc. Tham số này không bắt buộc, nếu bạn không điền tham số này, hàm sẽ không trả về kết quả nào nếu không có giá trị đúng.

Ứng dụng lọc dữ liệu của hàm FILTER trong Excel

Lọc 1 điều kiện với hàm FILTER

Để hiểu rõ hơn cách thức hàm FILTER tính toán và hoạt động, chúng ta sẽ cùng xem một ví dụ sau.

Trong ví dụ trên, chúng ta có một bảng dữ liệu với 3 cột gồm cột tên ( ), cột điểm ( ) và cột nhóm ( ). Chúng ta sẽ lọc những người ở nhóm màu đỏ ( ) ra một bảng riêng.

Để lọc được tất cả những người ở nhóm , chúng ta sẽ áp dụng vào công thức hàm FILTER như sau:

Phân tích chi tiết công thức trên

: Ở tham số này chúng ta cần điền vùng dữ liệu nguồn ban đầu, trong bảng ví dụ trên vùng dữ liệu của chúng ta nằm trong khoảng từ ô B5 đến ô D13, gồm tất cả tên, điểm và nhóm của tất cả mọi người. Đây là vùng dữ liệu nguồn mà chúng ta cần lọc ra kết quả.: Ở tham số này chúng ta sẽ điền vùng dữ liệu có giá trị đúng sai. Trong ví dụ trên chúng ta cần lọc ra những người thuộc nhóm , vì vậy cột sẽ là cột chúng ta cần lọc giá trị, từ ô D5 đến ô D13. & #272;ồng thời chúng ta sẽ điền kết quả cần lọc ra vào tham số này, ở đây kết quả cần lọc là . Bạn có thể điền trực tiếp nội dung cần lọc " " vào công thức, nhưng để tránh sự thay đổi số liệu sau này, mình sẽ điền giá trị cần lọc " " ra một ô riêng và điền địa chỉ ô đó vào công thức. Ở đây địa chỉ ô của " " chính là ô H2.: Đây là tham số không bắt buộc, bạn có thể bỏ qua. Nhưng ở ví dụ này chúng mình sẽ điền vào tham số này là " ". Như vậy trong trường hợp hàm FILTER trong Office 365 không tìm thấy kết quả nào ở nhóm , hàm sẽ hiển thị kết quả " " để báo cho chúng ta biết.

Sau khi đã điền được chi tiết và đúng từng tham số cho công thức của hàm FILTER, chúng ta sẽ có kết quả là bảng dữ liệu bên cạnh, gồm danh sách 3 người đều thuộc nhóm .

Lọc nhiều điều kiện với hàm FILTER

Với các trường hợp yêu cầu bạn cần lọc nhiều điều kiện khác nhau, chúng ta vẫn sẽ sử dụng công thức hàm FILTER trong Office 365 như trên.

Nhưng với tham số , chúng ta sẽ thêm các điều kiện cần lọc vào và ngăn cách mỗi điều kiện bằng dấu sao (). Ví dụ vẫn trong yêu cầu của bảng trên, chúng ta vẫn cần lọc những người trong nhóm Red, bây giờ mình sẽ thêm 1 điều kiện nữa là những người trong nhóm Red và có điểm lớn hơn 80. Chúng ta sẽ có công thức như sau:

Một số lưu ý khi sử dụng hàm FILTER

Hàm FILTER trong Office 365 là một hàm rất tuyệt vời trong việc lọc dữ liệu, tuy nhiên để sử dụng hàm được chính xác , chúng ta cần lưu ý một số điểm sau:

1. Hàm FILTER có tính tự động, vì vậy nếu như dữ liệu nguồn bị thay đổi, hàm cũng sẽ thay đổi công thức theo và trả về kết quả mới một cách tự động.) và số dòng của vùng cần lọc giá trị ( ) phải tương đồng nhau để tránh nhầm lẫn.

Kết luận

Hướng dẫn cách dùng hàm index trong Excel chi tiết nhất Hướng dẫn cách copy chỉ những giá trị hiển thị sau khi lọc trong Excel Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel Hướng dẫn cách dùng hàm VLOOKUP qua các ví dụ từ cơ bản đến nâng cao Hướng dẫn cách sử dụng hàm IF với nhiều điều kiện: AND, OR, hàm IF lồng nhau và hơn thế", đội ngũ phát triển chúng tôi đã và đang làm việc với những học viện, trung tâm đào tạo, các chuyên gia đầu ngành để nghiên cứu và xây dựng lên các chương tr&# 236;nh đào tạo từ cơ bản đến chuyên sâu xung quanh các lĩnh vực: Tin học văn phòng, Phân tích dữ liệu, Thiết kế, Công nghệ thông tin, Kinh doanh, Marketing, Quản lý dự án...

trong nhiều lĩnh vực như: Vietinbank, Vietcombank, BIDV, VP Bank, TH True Milk, VNPT, FPT Software, Samsung SDIV, Ajinomoto Việt Nam, Messer,...

Gitiho tự hào khi được đồng hành cùng:

Nếu bạn quan tâm đến các khóa tin học văn phòng của Gitiho, với mong muốn hãy truy cập ngay